Πριν ζητήσεις προσφορά για ιστοσελίδα, γράψε τι θέλεις να κάνει ο επισκέπτης, ποιο υλικό έχεις και ποιος θα ενημερώνει το περιεχόμενο. Με αυτά τα στοιχεία μπορείς να εξηγήσεις τι χρειάζεσαι, ακόμη κι αν δεν γνωρίζεις τα τεχνικά εργαλεία.
Αυτή η σύντομη περιγραφή των αναγκών σου, το brief, βοηθά να συμφωνήσεις τι περιλαμβάνει η κατασκευή και τι θα πληρώνεις μετά την παράδοση. Μπορείς να ξεκινήσεις με το checklist προετοιμασίας, να χρησιμοποιήσεις το παράδειγμα brief και να ελέγξεις τις χρεώσεις και τις ανανεώσεις.
Τι να συγκεντρώσεις πριν ζητήσεις προσφορά
Δεν χρειάζεται να έχεις λύσει κάθε λεπτομέρεια. Για όσα λείπουν, σημείωσε ότι χρειάζονται συμφωνία, ώστε να μη θεωρηθούν έτοιμα ή περιλαμβανόμενα.
- Σκοπός της ιστοσελίδας: Τι πρέπει να μπορεί να κάνει ο επισκέπτης; Να γνωρίσει μια υπηρεσία, να στείλει αίτημα, να κλείσει ραντεβού ή να αγοράσει;
- Περιεχόμενο: Κατάγραψε τις βασικές σελίδες και χωριστά τα άρθρα, προϊόντα ή έργα που θέλεις να καταχωριστούν αρχικά.
- Υλικό: Συγκέντρωσε λογότυπο, κείμενα, στοιχεία επικοινωνίας και διαθέσιμες εικόνες. Ξεχώρισε τι υπάρχει, τι χρειάζεται επιμέλεια και τι πρέπει να παραχθεί.
- Δικαιώματα και γλώσσες: Επιβεβαίωσε ότι μπορείς να χρησιμοποιήσεις το υλικό. Αν χρειάζονται μεταφράσεις ή νομικά κείμενα, διευκρίνισε ποιος τα παραδίδει και τα ελέγχει.
- Λειτουργίες: Περιέγραψε τη διαδρομή του πελάτη για κάθε φόρμα, κράτηση, πληρωμή ή λογαριασμό. Σημείωσε ποιος λαμβάνει το αίτημα και τι γίνεται μετά.
- Καθημερινή διαχείριση: Ποιος θα αλλάζει κείμενα και θα προσθέτει άρθρα ή έργα; Τι χρειάζεται να μπορεί να κάνει χωρίς να αλλάζει τη διάταξη;
- Υπάρχουσα υποδομή: Σημείωσε αν υπάρχει ιστοσελίδα, όνομα χώρου (domain), φιλοξενία ή εταιρικό email και ποιος τα διαχειρίζεται. Στο αρχικό brief αρκεί αυτή η καταγραφή, χωρίς κωδικούς.
- Προτεραιότητες: Ξεχώρισε όσα χρειάζεσαι στην πρώτη παράδοση από όσα μπορούν να ακολουθήσουν. Αν υπάρχει όριο δαπάνης ή πραγματική προθεσμία, ανέφερέ το από την αρχή.
Περιέγραψε τη λειτουργία, όχι μόνο το όνομα του εργαλείου
Η φράση «θέλω ραντεβού» μπορεί να σημαίνει διαφορετικά πράγματα. Μια φόρμα αιτήματος ζητά στοιχεία και ακολουθεί επικοινωνία για επιβεβαίωση. Η online κράτηση χρειάζεται διαθέσιμες ώρες, κανόνες και τρόπο επιβεβαίωσης. Αν χρειάζεται και πληρωμή, αυτό είναι επιπλέον μέρος της ροής που πρέπει να περιγραφεί.
Η ίδια διευκρίνιση βοηθά και στο περιεχόμενο: άλλο η δημιουργία της δομής ενός blog και άλλο η συγγραφή ή η καταχώριση όλων των άρθρων. Ζήτησε να αναφέρονται χωριστά η λειτουργία, το αρχικό υλικό και η μελλοντική ενημέρωση.
Παράδειγμα brief για ένα μικρό γραφείο υπηρεσιών
Το παρακάτω είναι υποθετικό παράδειγμα προετοιμασίας, όχι περιγραφή πελάτη ή έτοιμη εμπορική προσφορά. Μπορείς να αλλάξεις τις ανάγκες και τις εκκρεμότητες ώστε να ταιριάζουν στη δική σου επιχείρηση.
Έχω ένα μικρό γραφείο υπηρεσιών. Θέλω ο επισκέπτης να καταλαβαίνει τι αναλαμβάνω, να βλέπει πού βρίσκομαι και να ζητά ραντεβού από φόρμα. Αρχικά θα επικοινωνώ εγώ για να επιβεβαιώνω την ώρα, χωρίς αυτόματη κράτηση ή online πληρωμή.
Χρειάζομαι παρουσίαση του γραφείου, των υπηρεσιών και των στοιχείων επικοινωνίας, καθώς και χώρο για άρθρα. Θέλω να προσθέτω άρθρα και να αλλάζω κείμενα μόνος μου, με κοινή διάταξη και επίδειξη διαχείρισης.
Υπάρχει λογότυπο και βασικό κείμενο για τις υπηρεσίες. Χρειάζεται επιμέλεια των κειμένων και επιλογή εικόνων με επιβεβαιωμένο δικαίωμα χρήσης. Θα ξεκινήσω στα ελληνικά. Η δεύτερη γλώσσα μπορεί να εξεταστεί αργότερα.
Έχω domain και εταιρικό email. Πριν γίνει μεταφορά, θέλω να ελεγχθεί πώς θα διατηρηθεί το email. Ζητώ χωριστά την αρχική εργασία, τις ανανεώσεις και τυχόν άδειες εργαλείων, μαζί με όσα δεν περιλαμβάνονται.
Ξεχώρισε το αρχικό κόστος από όσα ανανεώνονται
Δύο προσφορές μπορεί να έχουν διαφορετικό αντικείμενο, ακόμη κι αν χρησιμοποιούν την ίδια ονομασία πακέτου. Σύγκρινε πρώτα τα παραδοτέα και κατόπιν την τιμή. Ζήτησε να φαίνεται αν οι χρεώσεις περιλαμβάνουν ΦΠΑ, πότε πληρώνονται και ποια ποσά μένουν προς επιβεβαίωση.
| Κατηγορία κόστους | Τι να διευκρινίσεις στην προσφορά |
|---|---|
| Αρχική κατασκευή | Ποιες σελίδες και λειτουργίες παραδίδονται, ποιο υλικό καταχωρίζεται, πόσοι κύκλοι διορθώσεων προβλέπονται και αν περιλαμβάνεται επίδειξη διαχείρισης. |
| Πρόσθετη εργασία | Ποια λειτουργία ή καταχώριση προστίθεται και αν η σχετική ρύθμιση υπάρχει ήδη στο βασικό αντικείμενο, ώστε να μη χρεωθεί ξανά. |
| Φιλοξενία και domain | Τι περιλαμβάνεται στην αρχή, τι ανανεώνεται μετά, με ποια περίοδο και σε ποια ημερομηνία. Το domain ακολουθεί την πραγματική λήξη του. |
| Συντήρηση και υποστήριξη | Αν επιλέγονται χωριστά, ποιες εργασίες και ποια όρια καλύπτουν. Η παράδοση της κατασκευής δεν σημαίνει απεριόριστη μελλοντική εργασία. |
| Άδειες και υπηρεσίες παρόχων | Ποιος χρεώνει, ποιος έχει τον λογαριασμό και αν πρόκειται για εφάπαξ αγορά ή συνδρομή. Το άγνωστο κόστος παραμένει εκκρεμές μέχρι να ελεγχθεί. |
Αν μια υπηρεσία προσφέρεται για την πρώτη περίοδο, ζήτησε να αναγράφεται πότε τελειώνει και τι ισχύει στη συνέχεια. Ένα αρχικό δώρο και μια μελλοντική ανανέωση πρέπει να ξεχωρίζουν στην προσφορά.
Τι να συμφωνήσεις πριν εγκρίνεις την κατασκευή
- Αντικείμενο και εξαιρέσεις: Να αναφέρονται οι βασικές σελίδες, οι εγγραφές αρχικού περιεχομένου, οι λειτουργίες και όσα μένουν εκτός.
- Υλικό και εγκρίσεις: Ποιος παραδίδει κείμενα, εικόνες, μεταφράσεις και νομικό περιεχόμενο, καθώς και πώς συγκεντρώνονται οι διορθώσεις.
- Έλεγχος παράδοσης: Να δοκιμαστούν οι συμφωνημένες διαδρομές σε κινητό και υπολογιστή, η χρήση με πληκτρολόγιο και η δυνατότητα ενημέρωσης περιεχομένου.
- Λογαριασμοί και συνέχεια: Ποιος έχει πρόσβαση στο domain, στη φιλοξενία και στα εργαλεία, τι παραλαμβάνεις και πώς ζητάς μελλοντική υποστήριξη.
Αν προβλέπονται φόρμες ή μέτρηση επισκέψεων, οι ρυθμίσεις απορρήτου πρέπει να αντιστοιχούν στις πραγματικές λειτουργίες. Η βασική προετοιμασία για την αναζήτηση δεν είναι εγγύηση κατάταξης. Ζήτησε να περιγράφεται τι θα γίνει και πώς θα ελεγχθεί, χωρίς αόριστες υποσχέσεις.
Δύο ακόμα ερωτήσεις πριν ξεκινήσεις
Μπορώ να ξεκινήσω τη συζήτηση χωρίς τελικό λογότυπο;
Ναι. Δείξε τι χρησιμοποιείς σήμερα και εξήγησε αν σχεδιάζεις αλλαγή ταυτότητας. Έτσι μπορεί να καταγραφεί η εκκρεμότητα και να συμφωνηθεί πότε χρειάζεται το τελικό υλικό για τον σχεδιασμό. Η δημιουργία λογοτύπου δεν θεωρείται αυτομάτως μέρος της ιστοσελίδας.
Αν έχω ήδη ιστοσελίδα, τι άλλο να συμπεριλάβω;
Στείλε τη διεύθυνσή της και σημείωσε τι θέλεις να διατηρήσεις, τι σε δυσκολεύει και ποιες λειτουργίες χρησιμοποιούνται σήμερα. Αν υπάρχουν άρθρα, εταιρικά email ή συνδέσεις με άλλα εργαλεία, ζήτησε να καταγραφούν πριν συμφωνηθεί η μεταφορά. Οι πραγματικές προσβάσεις δίνονται αργότερα με ασφαλή διαδικασία.
Το επόμενο βήμα για τη δική σου ιστοσελίδα
Στη Webvibes ξεκινάμε από τη δουλειά που χρειάζεται να κάνει η ιστοσελίδα σου. Στείλε το αίτημά σου για προσφορά με τις βασικές ανάγκες, το διαθέσιμο υλικό και τις εκκρεμότητες. Το παράδειγμα brief παραπάνω μπορεί να σε βοηθήσει να τα γράψεις συγκεκριμένα.